自動車を使用している事業者には、「運転日誌」を備え付け、運転者に記録させることが義務付けられています。（要件に該当しない一部の事業者を除きます。）
そのため、企業側は日々の運転の記録を「日誌」や「日報」として作成する必要があるのですが、「手書き」の記録では、内容に「書き忘れ」が生じたり、「集計」が煩雑になったりする恐れがあります。
また、従来の「日報」の作成に限らず、働き方改革関連法が成立した今後は、法改正に対応できるような労務管理の整備が急務と言えます。
Pdriveには、これらの課題の解決に役立つ便利な「日報機能」がありますので、その詳しい機能と便利なポイントについてご紹介いたします。
日報機能の便利ポイント その①「自動で作成できる」
Pdriveの日報機能では、日々の運転の記録が「日報」として自動で作成されます。「日報」は、ドライブレコーダーが収集する様々なデータから作成されます。収集される主なデータは、以下のとおりです。
- 運転者名
- 運転開始・終了時刻
- 移動経路
- 走行距離
- 走行速度
ドライブレコーダーの動作中、これらのデータは全て自動で収集され、集計されます。 データの記録をドライブレコーダーが自動で行ってくれるため、「手書き」の記録に起こりがちな内容の「書き忘れ」や、煩雑な「集計」などの心配もありません。
日報機能の便利ポイント その②「手入力もできる」
Pdriveでは、ドライブレコーダーが様々なデータを自動で収集・記録してくれることをご紹介しました。しかしながら、中には「手動」で記録を取っておきたい情報もあると思います。 Pdriveの日報機能は、そのような情報を手動で入力できる「作業内容」の入力スペースがあります。
例えば、訪問先は何処だったか、現地で行った作業はどのようなものだったか、詳細を記録したい場合に「作業内容」の項目がご活用いただけます。
日報機能の便利ポイント その③「レポート出力・印刷できる」
自動作成された日報は、Pdriveの「クラウド管理画面」から確認できるようになっていますが、それに加えてA4 判に収まる帳票として「レポート出力・印刷」することも可能です。「運転したドライバーは、作成した日報を上司へ都度提出する」という取り組みをされている企業では、日々の運転を記録する日報作成業務が、記録するドライバーにとっても、それを確認する管理者にとっても、決して軽視できない負担になります。
しかし、Pdriveの日報機能を活用することで、それらの負担は大幅に軽減できます。
ドライバーは、1日の最後にPdriveのクラウド管理画面から「レポート出力・印刷」するだけで日報作成が完了します。そして、日報として印刷したレポートを、上司などの管理者へ提出すれば報告業務も完了です。
日報として出力されたレポートには、1日の「合計走行時間」など自動で集計された情報が初めから載っているため、管理者は煩雑な集計作業を行う必要もなく、稼働の実態を容易に把握することが可能になります。
日報作成業務の全体的な「効率化」により、「空いた時間の利活用」や、「残業時間の削減」といった効果を見込むことができます。
日報機能のまとめ
これまでご紹介しましたPdriveの日報機能のポイントを以下にまとめます。
- 自動作成されるため、「書き忘れ」などの記録誤りが発生しない
- 記録誤りを訂正する時間も削減される
- 手入力で、詳しい内容も記録しておける
- データが自動集計されるため、煩雑な集計作業をする必要がない
- 日報をレポート形式で出力・印刷できる
これらの効果により、「業務効率の向上」が期待できます。
一見すると地味な効果に思えるかもしれませんが、毎日のように車を使用する環境であれば、日々の積み重ねが大きな影響を及ぼしかねません。
日報作成業務に1日5分を要すという仮定をした場合、1人のドライバーの1か月間の乗車日数が20日であれば、1か月あたり100分を日報作成業務に費やすことになります。事業所に10人のドライバーがいれば10倍の1000分になり、時間に換算すると約16.6時間になります。人数が増えれば増えるほど、期間が延びれば延びるほど、要する時間が増えていきます。実際には、記載誤りの確認・訂正などに要する時間も加えて必要になり、さらには管理者がこれらの記録を確認する時間も必要になります。その場合、より多くの人的・時間的資源が投じられることに繋がっていきます。
Pdriveの日報機能は、これらの課題の解決の糸口になるものと考えています。
このほかにも、Pdriveには様々な機能があります。ホームページやブログをご覧になられた中で気になる点などがありましたら、お電話またはメールフォームからお問い合わせいただけますので、お気軽にご連絡ください。